Kilpailujärjestelyjen ohjevihko

Enjalan ratsastajat ry pyrkii järjestämään monipuolisesti sekä este- että kouluratsastuskilpailijoita. Kilpailujen järjestäminen vaatii suunnitelmaa ja tietämystä siitä mitä taustatyötä tarvitaan kilpailujen eri vaiheissa

Oheinen ohjevihko on muistutuksena ja apuna kisojen järjestäjille sekä toimihenkilöille. Lukaise tai lataa tiedosto omalle tietokoneellesi myöhempää käyttöä varten.
 

Kohti kilpailuja!


 

Seurakilpailujen järjestäminen

MS Word -tiedostoKISAOPAS.docx (138 kB)

SEURAKILPAILUJEN JÄRJESTÄMINEN

 

1.Muistilista

Myös kilpailujen järjestämisessä pätee vanha sanonta "Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty". Suunnittelu on syytä aloittaa ja tehdä huolella hyvissä ajoin.

Alle on listattu keskeisiä tehtäviä lähtien päätöksestä järjestää kilpailut ensimmäiseen starttiin saakka. Suluissa arvio kuinka kauan ennen kisoja homma tulisi käynnistää/olla hoidettuna.

  • Kilpailukalenterin suunnittelu (ed. syksy)
  • Tuomariston hankkiminen (2 – 3 kk)  
  • Alueiden ja kaluston tarkastus (3 kk)
  • Budjetti ja varainhankinta (2 kk)
  • Kilpailukutsu ja keskeisten vastuuhenkilöiden vahvistaminen (1 - 2 kk)
  • Muiden toimihenkilöiden vahvistaminen
  • Palkintojen, ruusukkeiden sekä kanslia- ja muiden tarvikkeiden hankkiminen (1 kk)
  • Lähtölistat
  • Kilpailun kulun suunnittelu: aikataulut, palkintojenjaot, väliaikaohjelma
  • Kilpailijatiedote (2 pv)
  • Käsiohjelma
  • Koulu- ja rataesteradan rakentaminen (1 pv)
  • Kilpailupäivän aamu: loppuviimeistely & kisojen aloittaminen

 

 

 

2.Ennen kilpailua

 

Enjalan ratsastajien hallitus päättää kokouksissaan tulevien kisojen aikataulut. Tärkeää on löytää aikataulut, johon mahdollisimman moni voi sitoutua. Aikatauluja suunnitellessa sovitaan myös kilpailunjohtaja.  Kun päivämäärät on sovittu, ennen kisoja on myös monta käytännönasiaa, joihin pitää sopia vastuuhenkilö.

 

2.1Hyvissä ajoissa ennen kisoja

 

  • Luokkien suunnittelu (sovittava Jonnan kanssa)
  • Ratojen suunnittelu (Jonna tai Minna)
  • Tuomarin hankinta
  • Palkintojen hankinta
  • Äänentoistolaitteiden hankinta (mikäli maneesissa ei ole vielä hankittuna) & testaaminen
  • Kilpailukutsu seuran nettisivuille ja mahdollisesti Kipaan (sovittava Jonnan kanssa)
  • Ilmoitus ratsastuskouluhevosten varaamisesta (sovittava Jonnan kanssa)
  • Toimihenkilölistat (yhteystietoineen)
  • Lähtölistojen tekeminen Equipeen
  • Kahvilajärjestelyiden hoitaminen (tavaroiden ostaminen, tapahtumapäivän myyjät), tieto kisasihteeriltä kahvilajärjestelijöille
  • Sääolosuhteiden huomioon ottaminen (mm. talvella muista hiekoitus, parkkeerausohjeet - voiko parkkeerata maneesin taakse vai kentälle).

 

2.2Päivä ennen kisoja

 

  • Lähtölistan ilmoittaminen seuran nettisivuilla
  • Toimihenkilölistan ilmoittaminen seuran nettisivuill. Toimihenkilötehtävät löytyvät täältä
  • Kilpailijatiedotteen ilmoittaminen seuran nettisivuilla
  • Äänentoistolaitteiden virittäminen
  • Koulu- ja rataesteradan rakentaminen (aina 15.00 kisoja edeltävänä päivänä)
  • Infotilaisuus toimihenkilöille & kilpailijoille
  • Maneesin ja kentän pohjan hoito
  • Ratapiirrokset estekisoihin
  • Koulukisoissa numerot pitää peittää
  • Tallityöntekijälle tietolappu kisoihin osallistuvista hevosista (ketkä jäävät sisälle)
  • Lantakärryt pysäköintialueelle
  • Maneesin siistiminen (ylimääräiset tavarat pois, jakkarat yms. maneesin päätyyn tai välikköön)
  • Tarkista, että sekuntikellot ja radiopuhelimet toimivat

 

3.Kilpailupäivänä

 

Kisojen järjestäjien tulisi tulla kisapaikalle hyvissä ajoin varmistamaan järjestelyjen sujuvuus. Olisi hyvä tulla paikalle viimeistään kaksi tuntia ennen kisojen ensimmäistä luokkaa.

 

3.1Pari tuntia ennen kisoja

 

  • Tuomariauton siirto paikoilleen
  • Äänentoistolaitteiden tarkistus (patterit yms)
  • Sähköpiuhojen asennus
  • Tietokoneiden & printterin asennus
  • Ylä & alakerran lakaisu
  • Toimihenkilöiden varmistaminen – kaikki paikalla ja tietoisia tehtävistään. 
  • Toimihenkilöille laput
  • Parkkeerausohjeet
  • Kahvilan valmius (avataan 30minuuttia ennen kisoja)
  • Lähtölistat jaetaan tallivahdille, verkkavalvojat (tai muut toimihenkilöt) ja ilmoitustaululle
  • Tallipuhelimen tarkistus ja että on mukana tallivahdilla
  • Verkkavalvojille radiopuhelimet ja niiden tarkistus
  • Vessojen tarkistus (paperit yms)
  • Portin varmistus (maneesin päätyyn on laitettu liina paikoilleen)
  • Palkintojen tuominen kahvilaan ja ruusukkeiden varmistaminen

 

3.2Kisojen aikana

 

  • Varmistaa kisojen sujuvuus
  • Varmistaa, että toimihenkilöt ovat paikoillaan ja tietoisia tehtävistään
  • Kisasihteeri tuo tulokset kahvilaan sijoittuneista & väliaikatulokset ilmoitustaululle

 

3.3Kisojen jälkeen

 

 

  • Toimihenkilöt purkavat radat
  • Kisojen järjestäjien vastuulla on loppusiivous
    • Roskien vienti (kansi ei saa jäädä auki lintujen takia!)
    • Lakaisu
    • Sähkölaitteiden purku
    • Pihan siivous
    • Parkkialueen kottarit paikoilleen
    • Pysäköintiopasteet paikoilleen
    • Tallipuhelimen tarkistus
  • Iltatallivuorolaiselle lappu että mitkä hevoset osallistuivat kisoihin
  • Kilpailuvoiton laskenta & tilitys
  • Tuloksien julkistaminen seuran nettisivuilla
  • Mahdollisten kuvien julkaisu
     

LISÄTIETOA:

http://www.ratsastus.fi/instancedata/prime_product_julkaisu/ratsastajainliitto/embeds/ratsastajainliittowwwstructure/44676_kisaopas_2014_luonnos1.pdf